情報管理を考える「ストック情報」と「フロー情報」

情報は、その性質から「ストック情報」と「フロー情報」とに分類することができます。それぞれの特徴と相互の関係についてまとめました。

「ストック情報」「フロー情報」とは

ストック情報とは、後から見返すことの多い情報で、蓄積されていくものです。例えば、　議事録やマニュアルなどがそれにあたります。

フロー情報とは、メールやチャットでの簡単なやりとりのような一時的な情報のことで、蓄積されずにどんどん流れていくものです。例えば、業務連絡や雑談などがそれにあたります。

「ストック情報」の特徴

1.業務の見える化ができる

たとえば業務記録やマニュアルを残していれば、将来問題が起きたときに参照したり、業務の引き継ぎや進捗確認をより簡単に行うことができます。

2.誰が見てもわかる内容にする必要がある

ストック情報は色々な人が何度も見ることになるので、誰が見ても理解できる内容にする必要があります。

3.作成するのに時間がかかる

誰もが理解できるわかりやすい内容にする必要があるため、まとめるのにコツが必要で、作成に時間がかかる場合があります。

「フロー情報」の特徴

1.スピーディな共有や発信ができる

情報交換や進捗確認、アイデア出しなど、気軽に素早く発信ができます。

2.重要な情報を見逃す可能性がある

共有スピードが早く、次から次へと情報が流れていくので、重要な情報が埋もれたり流れたりして、見逃してしまう可能性があります。

3.特定の情報を探すときに時間がかかる

情報の共有スピードが早く、全体的な情報量も多くなるため、特定の情報を探すには記録をさかのぼる必要があるなど時間を要する場合があります。

「ストック情報」と「フロー情報」の関係

ストック情報とフロー情報は相互に行き来するものでもあります。例えば、仕事をしていると質問や疑問、アイデアが生まれます。それらをチャットや打ち合わせで共有し（フロー情報として共有）、周囲からのフィードバックなどを受けながら議論が発展していきます。その議論で得た結果が課題やタスクとなります（ストック情報化）。その課題からまた新たな疑問やアイデアが生まれ情報が循環していきます。このようにフロー情報とストック情報を循環させることで課題発見と解決のサイクルができ、業務改善やスムーズなコミュニケーションに繋がります。

まとめ

ストック情報は蓄積していくだけでなく、情報が古くなっていないか確認し、随時更新していく必要があります。フロー情報は見落としに注意しながら、重要な情報はストック情報として管理していく必要があります。フロー情報とストック情報の特性を理解してそれぞれの情報に合った管理をすることが大切です。